致力商業流程最佳化，打破中間商壟斷，賺取資訊透明財
相信在網路上賣玉米、賣雞蛋，也能賣出一片天嗎？致力於將農畜資訊透明化的中華全球食物，採用正航資訊的解決方案，搭配不間斷的作業流程合理化，而達到企業e化提高效率的目標。
獲得副總經理陳發成（前排左）的高度授權與支持，加上資訊技術部經理陳振富（前排右）所率領的菁英團隊，讓中華全球食物能順利完成內部流程的e化作業。
去年5月由《商業周刊》所發表的「2004年台灣一千大服務業排行榜」中，稅後淨利逆勢成長25倍的中華全球食物，以黑馬之姿站上第312名。「我們自己從不曾主動向外公佈財報數字，沒想到那次竟然排名至前500大服務業之列，」中華全球食物副總經理陳發成，不諱言當時突然獲知入榜時的驚訝。
驚訝，來自於中華全球食物所從事的領域，是再傳統低調也不過的「農畜產業」。雖然公司背後的股東成員個個大有來頭，但走過2000年網路自高峰跌至谷底的震盪，這家以垂直採購模式進軍農畜市場的25人新興公司，其所建構的中華食物網平台，正以嶄新的E化營運模式，顛覆傳統的農畜採購市場。
「我們的理想，是希望能讓整個市場資訊透明，推動整個產業e化；但想要達到這個目標，得先從e化自己做起，」陳發成說。而在這個「把自己e化」的過程中，正航資訊所提供的解決方案，扮演了相當重要的角色。
借用母公司系統，報表需二次加工
原本中華全球食物的財會、進銷存等作業，都是借用母公司大成長城的既有系統，「有點像小孩子穿大人衣服，但一開始也就湊合著用，」陳發成回憶。
他解釋，大成長城基本上屬製造業，但中華全球食物的性質卻偏向貿易買賣，從預開發票到結帳等流程都與母公司有很大差異，因此原來系統其實根本不適用，「以前業務中心同仁每到月底月初時，都必須將Excel報表進行「二次加工」的手工作業後，才能準確核對帳款，加班到九點、十點可說是家常便飯，」提及當年作業流程的複雜與混亂，陳發成不禁心有餘悸。
那套既有系統隨著母公司準備導入新系統而喊停，之後原想與北京分公司採用同一系統，但遲至2004年初仍未正式啟用而作罷，「加上北京分公司的業務型態，其實與台北這兒有很大差異，」負責整個公司E化導入作業的資訊技術部經理陳振富解釋，北京主要集中於會計作業，但在台北分公司的營運，卻必須涵蓋訂單、採購、庫存、應收應付款，以及會計報稅等各領域。
因此，在業務、營運規模等各項因素考量下，中華全球決定重新評估，尋找適合自己公司的市售中小型套裝軟體，希望能以最經濟的方式，提升中華食物網的e化效益。
10項關鍵思考點，評選市售套裝軟體
觀察中華全球的套裝軟體評選過程，陳振富對外花了許多心力做調查，對內也邀集各部門同仁參與意見，導入過程可說相當嚴謹。
如當時他共找了4家廠商來做比較，每家廠商都至少會面過3次。第一次是由廠商自行簡報產品特色並報價；之後中華全球則向廠商說明公司需求，並由各廠商說明針對這些公司需求點的優勢；而到了最後決定階段時，更請廠商提供試用版操作介面，由各部門代表人員根據先前廠商簡報，以及試用後的主觀印象給予評分。而這項評分作業，可也不是隨便打迷糊仗。
陳振富為此特別研擬了10項評估項目，並設計了一份評分表格。這10項思考點包括了：功能適用性、操作便利度、流程簡易度、內控稽核、報表完整性、教育訓練、系統功能擴充程度、整體維護成本高低、資料庫移轉整合，以及購置成本高低等層面，據此為各家軟體一一評分。
在嚴謹的評選流程下，正航與另一家市售軟體公司同以最高分並列出線。但就價格上，正航提供的價格更實惠；就公司規模而言，擁有上市櫃輔導經驗的正航，也較能贏得客戶端信賴；至於觀察各分項指標，正航則是在「操作便利」與「內控稽核」兩方面，贏過總分係數不分軒輊的對手。
商業流程須先合理化，企業資訊化方能成功
然而，成功e化的精髓其實不僅在技術層面，更重要的是，商業運作流程必須合理有效率。「公司流程要先合理化，之後才能再談資訊化，」陳發成說，倘若在既有工作流程還沒有改善前就急著e化，「那也只是讓公司把原本就不合理的流程，更加快它不合理的腳步而已，」他傳神地說明流程改善之於e化的重要性。
因此，在陳發成的強力支持下，中華全球食物的「流程改善小組」於焉成立。每個單位至少需派出1人參與，提出自己部門的工作流程，還規定不許主管參與，而是由部門實際參與作業的人員來開會，「這樣才能真正講出要講的東西，」陳振富說，在正航解決方案的導入過程中，這個流程改善工作也不斷進行，「一直到今天，這個改善小組依然持續，」負責整個專案實際作業的陳振富，說明公司對於「流程改善」的高度重視，是e化得以順利進行的重要原因。
營業額成長12%，結帳時間降為2天
透過組織工作流程改善，加上導入正航的訂單、庫存、帳款、財務、發票、進口管理等模組循環，讓公司的營運效率大為提高，也推升了整體營業額成長。
舉例來說，在中華全球食物的「代採購」商業模式中，有類似金融期貨的「保證金」制度，過去預開發票情形非常普遍。但剛開始雙方所議定的金額，往往會隨著市場價格、匯率等波動影響實際成交金額，折讓、退稅的狀況經常發生；而在經過流程改善後，「我們不再預開發票，而是以實際出貨數字來進行發票開立作業，」因此也節省了許多作業流程與問題。
不僅如此，過去每到月底時兵荒馬亂的結帳作業，也在流程改善後，將月結改為日結，讓有所爭議的帳款，隔日就能處理完畢，不再像過去總是拖到月底再來追溯。
而觀察具體績效指標，陳振富說，自從導入正航解決方案後，公司營業額去年較前年成長了12%，但管理成本卻不見增加，業務助理由原先的7人縮減至4人，單人生產力大為提高；在時間成本上，過去結帳時間往往需要7~10天，現在則只約需2~3天便可完成；而從訓練成本觀察，過去人員交接起碼得耗費5天以上，現在則只約需2天即可完成。
面對WTO衝擊，供應鏈附加價值須提昇
自正航系統上線後，不僅客戶反映公司帳務與出貨流程順暢不少，內部業務同仁也終於不必每月與Excel報表加工奮戰；再加上公司企業入口網站（EIP）與企業資源規劃系統（ERP）整合後，以前每個人都有一套客戶資料，但沒有一套是最完整的，「而現在透過EIP方式，所有的完整資料都在公司網路上，」陳發成說，如今中華全球食物的業務同仁，即使人在外面也能隨時上網查詢客戶帳務與出貨狀況，大幅提昇客戶服務品質。
「台灣自加入WTO後，面臨的是供應鏈的競爭，農畜產業也不例外，」陳發成信心滿滿說，中華全球從自身的效率e化做起，往下游的代採購制度，可打破中間貿易商的資訊壟斷；而往上游的網路競賣平台設計，則是集合千家萬戶的小供應商與買家，使其能避免過去的價格、品質、斷貨以及資訊不透明等4大風險，「要達到這些目標，都有賴後端資訊軟體工具的協助，」而這也是中華全球食物能在一片市場的價格殺戮中，得以逆勢崛起的關鍵。
中華全球食物小檔案
中華全球食物成立於2000年9月，其所建置的中華食物網（www.foodchina.com）平台，是一家立足大中華地區，以全球農業與食品為市場的電子商務公司，股東成員跨及台灣、中國、日本與歐洲共17家企業，大多為國際農糧食品領域中的龍頭企業。公司成員僅25人，但2004年營業額為22億，2005年為24億，而公司玉米代採購數量，目前約佔台灣市場25%，可說是農畜領域中一顆耀眼的明日之星。
Ithome 報導網址