物料編碼是在ERP導入企業時重要的基礎資料
物料編碼在企業ERP管理中扮演著重要的角色，涉及到多個部門和人員，如研發、採購、銷售、倉管、生產、品管、財務等，對企業的管理效率和經營成果檢視具有重大的影響。因此，在ERP導入企業時，重新檢視物料編碼是一個必要的步驟。若產品物料編碼一旦不敷使用需要修改，也會是一項重大艱鉅的工程，並影響整個企業的營運。通常在ERP導入時，會保留較多資源來重新調整企業營運流程，此時就是將編碼重新檢視的最好時機，經常會被列為導入ERP的專案重點任務之一。
編碼方法介紹
1.完全有意義編碼
編碼可以分為幾段，每一段都有代表的類別、規格、尺寸、材質、顏色…等特徵等資訊，碼長增加直到可以完整定義該項物料為止，這種編碼方式看到編碼就能理解物料內容，有極度高的可讀性，但往往容易造成碼長過長，數據輸入困難。當特徵增加時容易發生難以擴充的狀況。一般不建議採用此編碼方式。
2.無意義編碼
每一碼都沒有代表的含意，只是個順序編號，此編碼方式可以很有效的縮短編碼長度，擁有很大的彈性，編碼快速。但只能依序往後排列流水號，當同類別的項目可能會穿插在編碼表的各個區段，不會將相同分類的編號集中，較不利管理。
3.半有意義編碼
綜合前兩種編碼方法，先以部分的關鍵特徵分類，進行有意義編碼。再根據分類增加流水碼編號。此方式保留部分可讀性，還是可從編碼看出物料關鍵訊息，縮短長度並保留擴充彈性。不存在有意義編碼的部分，則是搭配電腦系統輔助即可查詢，是目前工商企業最常採用的編碼方式。
編碼基本原則
檢視過去的編碼原則，是否有以下問題呢？
- 編碼太長輸出與輸入費時沒有效率。
- 編碼欄位有限，無法擴充，造成同樣的料號但實際卻有不同物料要管理。
- 輸入系統、書寫、口頭表達時容易發生錯誤。
- 編碼都是無意義的流水號沒有辦法一眼就看出產品關鍵資訊。
- 實務的需求已經脫離原始編碼規則，造成變成編碼混亂。
- 查詢報表分析彙總時大部分時間都在做資料分類。
要避免這些問題，要掌握幾個重點。
1.分類的用途
複雜筆數較多的編碼就應考慮分類的用途，大範圍分類在前，小範圍分類在後。例如：在列印報表時，通常都會希望能根據分類依序檢視，方便分析彙總。倉庫管理也經常會將同樣分類的料件儲存在相近的倉儲位置。
2.一物一號
每一項都要有獨一無二的料號，避免多物一號或是一物多號。但什麼項目可以稱為「一物」，就應統合考慮採購、銷售、倉儲、成本統計管理需求，「一物」也有可能是個範圍的集合，但範圍越大就會免不了需要人為判斷，應盡量避免。
3.變動特徵不納入編碼
例如：部門代碼若納入員工編號編碼，當員工調部門時，就會失去編碼意義。將供應商納入編碼，若不同供應商供料是可以共用，就會產生一物多料的情況，不利管理。
4.編碼越短越簡單越好
編碼簡短在書寫與輸入系統、輸出與列印版面、口頭表達時，都有可以節省資源，增加可讀性，降低出錯的機率，因此建議編碼越短越好。
5.減少使用英文符號編碼
英文數字混和的編碼，鍵盤輸入與抄寫時較純數字費時，且容易發生錯誤。
6.避免同時使用相近符號
若使用英文編碼建議採用全大寫，並排除容易混淆的相似編碼，減少錯誤。例如：「O(英文) 0(數字)」、「1(數字) I(大寫i) l(小寫L)」。
7.避免使用特殊符號
「!@#$%^&*().,/\[]-=+」等符號，會降低輸入的方便與正確性，並增加口說的不便。若必需要使用，也要盡量使這些符號出現在同一碼。例如：經常會使用「-」作為分段，但其實編碼使用一段時間後就會自然適應，不用特別使用符號分段，
8.保留未來擴充需求
不可避免編碼完成後，企業的管理需求會發生變動，但每次調整編碼都是曠日費時的作業，所以制定時也要考量到擴充空間，避免沒有編碼可用的窘境。常見的方式是使用保留碼或是增加流水碼。
9.方便自動化處理
編碼時一並考慮未來自動化處理需求。例如：同樣分類的編碼長度應一致，當需要判斷某一碼等於特定值時，進行規則判斷會較容易執行。運用條碼系統自動輸入多項欄位時，也能準確判斷前幾碼為產品編號，後幾碼為批號或數量。
10.適用所有部門
對各部門運作最有利的編碼，往往也會有所不同，所以也要避免由一個單位或人員獨自訂定，應跨部門協同訂定。例如：研發製圖經常會使用圖號作為物料編碼，但製作成品時可能會使用不同材質，若使用圖號為編碼可能會造成多物一號的情況發生。
採用對企業最適合、最有利的編碼分類
思考以上原則後，您可能會發現，某些情況下，原則會相互衝突。例如：為了實現編碼越短越好，而使用完全流水號。但此方式就會失去編碼分類的用途。所以編碼的原則並沒有絕對的正確答案，我們應理解各種編碼優缺點後，採用對企業最適合、最有利的原則。
關鍵字：ERP導入，物料編碼，產品編碼，編碼原則，編碼方式
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